Optimiser sa Stratégie d’Achats et ses capacités de Négociation

Pas de Négociation sans Préparation !PROFILER SON INTERLOCUTEUR N'EST PAS RÉSERVÉ AUX SEULS VENDEURS

Tout est négociable, aucun produit n’a de prix fixe dans le monde, même les prix sur des produits dans nos pays ne sont que des prix indicatifs. Il est donc possible de négocier tout ce qu’on veut acheter. Mais encore faut-il oser le faire et faut-il surtout se préparer à la négociation.

Mais la négociation n’est pas uniquement l’art de savoir tirer les prix. Savoir pérenniser ses relations réciproques et réussir à se donner un futur gagnant/gagnant est, sans doute, un objectif encore plus important ; surtout dans le cadre d’un environnement industriel où la maîtrise de la chaine d’approvisionnement est un point majeur de résilience pour l’entreprise.

Ready ? Steady ?

En négociation, la phase la plus importante est la préparation. Sans une bonne préparation, il y a 50% de chance de « planter » la négociation. La préparation est aussi un facteur de réduction du stress de l’acheteur en permettant d’arriver face aux fournisseurs avec les bons outils.

Ce principe (applicable à toutes les rencontres professionnelles, quelles soient pour vendre, acheter ou rechercher un emploi) est appelé dans le monde anglosaxon, la due diligence

La due diligence ou diligence raisonnable est l'ensemble des vérifications qu'un éventuel acquéreur ou investisseur va réaliser avant une transaction, afin de se faire une idée précise de la situation d'une entreprise. Le due diligence est un concept anglo-saxon inspiré du droit romain et du principe "Caveat Emptor" (Que l'Acheteur soit vigiant) qui signifie que le sujet doit travailler à se prémunir lui-même contre tout élément négatif d'une opération qui peut être évité. Il s'agit en quelque sorte d'un devoir élémentaire de précaution.

Wikipedia - Due Diligence

 

Les actions préalables incontournables seront  :

  • Identifier clairement son objectif, car sans objectif aucune négociation ne sera gagnée. S’il n’y a pas d’objectif, il sera facile de faire « mieux que rien » donc l’acheteur sera satisfait de sa négociation, car il aura « réussi » à avoir un résultat. En se fixant un objectif, l’acheteur saura s’il a réussi sa négociation en l’atteignant. Le problème devient alors psychologique et mental, car l’acheteur qui n’atteint pas son objectif sera frustré de son échec, mais s’il atteint son objectif, il sera aussi frustré de penser qu’il aurait pu demander mieux….Le métier d’acheteur est-il un métier frustrant ?

  • Etudier la dimension économique de l’entreprise : qui selon sa typologie (artisan, PME, entreprise nationale ou multinationale) n’aura pas les mêmes besoins.

  • Comprendre sa position financière et étudier ses bilans : selon sa stabilité elle n’aura pas les mêmes besoins en délais de paiement ou en obligation de chiffre d’affaires.

  • Mesurer la dimension humaine de l’entreprise : selon le correspondant en face de nous, celui-ci sera un représentant, un directeur régionale, un directeur commercial, un patron et ses besoins de réussite en termes de chiffre d’affaires, de marge dégagée, de positionnement de la gamme ou de pérennité des relations ne seront pas les mêmes.

La fiche signalétique dans nos dossiers, tous renseignements sur l’entreprise, sur le commercial présent sont vitaux. Il faut tout savoir. Même ce qui semble incongru : situation familiale, coordonnées personnelles, estimation des objectifs, l’organigramme de la société, les coordonnées professionnelles de chaque directeur de services (finances, logistique, marketing, production)…

C'est aussi le moment de prendre en compte les différences culturelles qui pourraient influer sur la manière de discourir des interlocuteurs (voir cet article)

Go !

Dans le cadre d’une négociation d’achats Win/Win, quelques principes fondamentaux sont à prendre en compte :

  • S’imposer le silence et laisser l’autre s’exprimer. Il est une règle en négociation que le vendeur commence… ce qui permet à l’acheteur de comprendre, de percevoir, d’étudier le vendeur. Ici les techniques de communication interpersonnelles sont donc importantes.

  • Être attentif dès le départ et se concentrer sur la personne en face de soi, ne pas laisser son esprit divagué par ailleurs.

  • Pratiquer la synthèse, reformuler, résumer ce qui a été dit afin que l’émetteur constate que j’ai bien compris, moi récepteur, ce que l’autre m’a dit, rendre des notes, afin de les classer et de les étudier et de les ressortir lors de la prochaine visite du fournisseur. Ceci est tellement évident, que certains acheteurs ne prennent pas de notes et croient tout avoir compris sur le coup, mais deux mois plus tard que reste-t-il après des dizaines d’autres rencontres avec d’autres fournisseurs ?

  • Exprimer très clairement ses objectifs et laisser l’autre exprimer très clairement les siens tout autant. Ces objectifs ne se discutent pas vis-à-vis de l’autre, ils s’acceptent. Je ne remets pas en cause la politique commerciale du fournisseur, je gère ma politique d’achats. Je peux donc ainsi savoir si mon interlocuteur a les mêmes besoins que moi ce qui facilitera la négociation gagnant/gagnant. Ceci permet aussi de conduire une négociation ou les besoins des uns et des autres sont connus.

Il nous faudra ainsi préparer nos stratagèmes en cas de négociation win/win, mais aussi en cas de négociation conflictuelle, qui malheureusement existe, mais n’est certainement pas la meilleure des négociations.

par Alain Lairé

Alain LAIRÉ est chargé de cours à l'UTT  et anime la formation "Optimiser sa Stratégie d'Achats et ses capacités de Négociation"